Ano novo: como organizar a empresa para o próximo ano?

Com a chegada do final de ano uma dúvida passa na cabeça de todo empreendedor: como organizar a empresa para o próximo ano?

Gostaríamos de dizer que essa é uma tarefa fácil, porém não é.

Além de ter que sistematizar diversos setores, também tem a parte financeira, os investimentos, fornecedores, entre outros diversos detalhes para organizar.

Mas com a orientação certa é possível fazer uma organização ideal na empresa para que ela possa começar o ano novo com o pé direito e diversas estratégias montadas, e assim, conseguir atingir novas metas.

Portanto, se você chegou ao final deste ano e percebeu que muitas situações saíram de controle e que a sua empresa teve mais gastos do que conquistas, além de muito estresse, o texto de hoje é para você.

Continue a leitura e confira!

A importância de organizar a empresa

Organizar a empresa é essencial para alcançar o sucesso, como também para manter a inteligência emocional de toda a equipe em dia.

Aliar algumas estratégias da organização com tecnologia e muita força de vontade da equipe, torna possível:

• otimizar as operações diárias;
• economizar tempo;
• diminuir custos;
• deixar os colaboradores realizados com o seu próprio desempenho;
• e aumentar os lucros.

Quando uma empresa consegue capitalizar boas oportunidades no mercado, é possível ser recompensada com benefícios fiscais e contábeis.

Portanto, isso quer dizer que haverá menos burocracias no início do ano, além de algumas vantagens no fluxo de caixa e menor tempo para garantir receita.

Agora, confira a seguir algumas dicas para você otimizar a organização da sua empresa e obter muito sucesso no decorrer do ano.

Dicas para organizar a empresa e obter sucesso

De acordo com informações do SEBRAE (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), os pilares de uma empresa são:

• finanças;
• vendas;
• marketing;
• pessoas e estratégias.

Todos eles precisam estar alinhados para um negócio obter sucesso, independentemente do seu porte (micro, pequeno, médio ou grande).

Confira algumas dicas para auxiliar a sua empresa a ter o funcionamento em ótima sincronia.

1. Controle de caixa

Termine o ano com um balanço geral. Isso vai auxiliar a sua empresa a controlar melhor o que está por vir.

Também separe valores para fluxo de caixa, despesas, estoque e investimentos.

Quando se tem as entradas e saídas do caixa em ordem, é possível fornecer à empresa uma previsão de onde ela pode arriscar e até promoções e ofertas que pode realizar.

Ter capital de giro para manter a empresa em perfeito funcionamento, além de estar em dia com as contas, é o básico para quem trabalha com números, metas, prazos e resultados.

2. Como organizar a empresa: Caixa pessoal X Caixa da empresa

É fundamental separar o caixa pessoal (ou seja, o salário do empreendedor) do caixa da empresa.

Esse é o primeiro e um dos mais importantes passos para começar a organizar a gestão do seu negócio.

Pois dessa forma não faltará verba para determinado serviço empresarial, como também não existirá desmotivação do próprio dono da organização por não tá vendo os lucros do seu negócio caírem na sua conta.

Portanto, defina um limite entre o seu dinheiro e o dinheiro da empresa. Elimine de uma vez por todas, essa mistura de pagamentos.

3. Projeção de vendas na empresa

Outro ponto importante para auxiliar a organização da empresa para o próximo ano é realizar a projeção das vendas e as suas entradas a cada mês.

Você também pode criar uma tabela de clientes e potenciais clientes, além do ticket médio de consumo de cada um deles na empresa, e assim avaliar o ano e fazer investimentos para atrair e fidelizar mais consumidores.

Depois de fazer esses passos, passe para o setor de vendas qual será o objetivo dele para o ano, semestre, trimestre ou mês (como preferir).

Também solicite a atualização de preços, sugira alguns descontos e definam juntos quais serão os investimentos em marketing necessários para o setor atingir as metas.

4. Evite o excesso de mercadoria no estoque

Ter estoque de produtos e matéria prima que não serão utilizados nos próximos meses é sinônimo de prejuízo financeiro para a empresa, pois compromete o fluxo de caixa.

Por mais que você se depare com um excelente desconto na compra desses itens, quando comprados em maior quantidade e sem planejamento do setor de vendas e estoque, pode resultar em prejuízos bem maiores no futuro.

Portanto, qualquer ação, por mais tentadora e lucrativa que ela pareça ser, antes de ser tomada pelo empreendedor, precisa ser alinhada com todos os setores responsáveis.

5. Como organizar a empresa: Invista no marketing

Transformar a sua empresa atrativa para os clientes durante todo o ano é um processo que demanda tempo e muita estratégia.

Não fique de braços cruzados esperando que o cliente chegue ao seu negócio apenas pelo boca a boca. Você precisa correr atrás dele.

E, graças ao marketing e as ações de estratégias digitais, é possível conquistar muitas vendas para a sua empresa.

Além de investir neste setor, também é preciso alinhar as ações com a área comercial, para que dessa forma todos atuem com um único objetivo.

Desta forma, o cliente será capturado pela estratégia de marketing e o comercial manterá o relacionamento com o potencial consumidor, fazendo de tudo para que ele se torne um cliente da empresa e efetue a compra de maneira natural e sem pressão.

Ninguém gosta de se sentir pressionado para comprar algo ou para adquirir qualquer serviço.

Por isso, busque apresentar os benefícios que o seu produto oferece e as facilidades que a sua empresa pode prestar durante e após a compra.

Investir no aumento do alcance da marca através das redes sociais é uma ótima técnica de marketing, pois é uma forma dinâmica de vender o seu produto para o público que quer consumi-lo.

Entretanto, vale a pena lembrar que quanto mais você cresce, mais contratempos podem vir a acontecer, principalmente no mundo digital.

Com isso, tenha um setor de gestão de crises bem capacitado para resolver as reclamações, situações de produtos com defeito, clientes insatisfeitos, entre outros pontos importantes.

Colocar-se no lugar do consumidor e pensar “como eu gostaria de ser atendido se acontecesse isso comigo?”, vai te ajudar a humanizar cada vez a sua empresa e fazer com que o cliente não deixe de consumir produtos do seu negócio.

6. Revisão da tabela de preços

Faça o cálculo do preço da matéria prima, o tempo de produção de cada produto da sua empresa e estimule um aumento de preço dos seus fornecedores, considerando a previsão de inflação do ano.

Depois, revise a precificação de toda a sua mercadoria para entender se o valor que você está cobrando atualmente é o correto.

Esta revisão é fundamental para a sua empresa passar pelo ano com um aumento de valores em todos os setores, pois pode ser que o preço que o seu negócio cobrava no ano anterior em determinados produtos, no ano atual te dê prejuízos.

É importante atualizar esse ponto para que o todo o trabalho de alinhamento de setores não seja prejudicado por conta de uma cobrança incorreta aos clientes.

Ah! Lembre-se de precificar a sua mercadoria de acordo com o mercado. Não superfature em um produto para compensar o erro de precificação de outro.

7. Pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças

É preciso ter uma visão ampla do seu negócio antes de iniciar um novo ano.

Portanto, unir os gestores de cada setor para entender quais são os pontos fortes e fracos, além das oportunidades e ameaças, vai te fazer investir tempo e dinheiro nos pontos certos da empresa.

Defina os objetivos, crie estratégias e bonifique os colaboradores a cada meta batida. Elogio é bom, mas o que deixa bons funcionários satisfeitos é o reconhecimento salarial.

Lembre-se que sem os times atuando de maneira a se dedicar por inteiro, nenhuma das ações poderiam ser realizadas.

Também é importante não esquecer que por mais que você organize os setores, crie as melhores estratégias e utilize os melhores sistemas, sempre haverá contratempos.

Portanto use da inteligência emocional e busque sempre resolver todos os problemas que surgirem no decorrer do ano com a melhor atitude.

8. Reavalie a equipe

Valorize a sua equipe. Ofereça capacitações e treinamentos para os colaboradores e demonstre que você os respeita como profissionais, mas acima de tudo como pessoas.

Pegue os feedbacks que os gestores de cada setor fizeram dos colaboradores e crie uma planilha comparando o desempenho de cada um desde o início até o final do ano.

Se o colaborador só cresceu e ajudou a empresa a crescer também, nada mais justo do que ter um reajuste salarial.

Mas caso algum funcionário tenha tido queda no desempenho ao decorrer do ano, chame-o para conversar e entender o que aconteceu.

Ofereça ajuda e demonstre que você está disponível para solucionar qualquer problema que esteja acontecendo (se estiver ao seu alcance, claro).

É importante informá-lo que a partir de então ele estará em observação por parte do gestor do seu setor e caso não melhore a sua conduta na empresa, infelizmente será demitido.

9. Como organizar a empresa: Invista em inovação

Para a sua empresa se manter competitiva é preciso ficar por dentro das tendências do mercado e descobrir novas ferramentas para incluir na rotina do seu negócio.

Para isso, busque conversar com profissionais da área, participe de palestras e workshops, realize cursos e troque experiências com empreendedores de empresas promissoras.

Desta forma é possível se manter atualizado e ainda ampliar a sua rede de contatos.

Confira a seguir como promover algumas inovações na sua empresa:

• máquinas e softwares novos;
• equipamentos de escritório mais ágeis;
• update dos produtos e dos serviços;
• produtos e serviços que ofereçam benefícios aos consumidores (a exemplo da realidade aumentada ou da inteligência artificial);
• sistemas de segurança para deixar os dados da empresa mais seguros.

10. Organização é fundamental para toda empresa

Gerir bem uma empresa não é apenas organizar o setor financeiro.

É preciso estruturar corretamente o setor de marketing, o comercial, a equipe operacional, os fornecedores, entre muitas outras áreas.

Pense na empresa de forma geral e sistêmica. Quando todas as retas estiverem atingindo o mesmo ponto é sinal de que a empresa está apta para decolar e crescer de maneira sólida.

Contudo, jamais pense que organizar a gestão de um negócio é apenas para grandes empresas.

Toda empresa um dia começou pequena, mas de tanto tentar fazer a coisa certa, alavancou os resultados e cresceu.

Portanto, deixe de lado que a metodologia que se aplica em uma grande organização é diferente de uma pequena organização.

Nada impede que um pequeno negócio hoje se transforme em um grande negócio amanhã.

Agora, se você não sabe como tirar da cabeça esse plano de ação para organizar a sua empresa no próximo ano, confira a seguir algumas ferramentas que separamos para te ajudar.

Como organizar a empresa: Monte um plano de ação 

Alguns dos métodos mais utilizados pelas empresas para criar um plano de ação são:

• Metodologia SMART;
• Metodologia 5W2H;
• Método PDCA;
• Diagrama de Ishikawa.

Continue a leitura e conheça um pouco mais sobre cada uma dessas metodologias.

• SMART

A metodologia SMART é voltada para planos de metas mais eficientes.

A sigla em inglês e se refere a Specific, Measurable, Attainable, Relevant e Term.

Cada um desses termos precisa ser seguido corretamente para apresentar resultados eficientes.

Entenda melhor sobre cada um dos pontos:

• Specific (específico): Definir a meta de maneira direta, objetiva, clara;
• Measurable (mensurável): A meta precisa de dados palpáveis para que seja mensurada e percebida ao ser conquistada;
• Attainable (alcançável): Precisa ser algo possível de realizar. Nada muito fácil, mas também algo que não seja impossível;
• Relevant (relevante): Algo que se torne positivo para toda a empresa;
• Time based (temporal): Precisa de prazo para ser finalizada.

• 5W2H

Neste método, a empresa terá que realizar um passo a passo que se baseia em um questionamento que precisa ser respondido no momento de planejar uma atividade, com o intuito de amenizar as dúvidas sobre ela.

A sigla da metodologia 5W2H é inglês e significa:

• What: O que será realizado?;
• Why: Por que essa meta será feita? Ou pode ser também “qual objetivo deve ser alcançado?”;
• Where: Onde a atividade será executada?;
• When: Quando a meta será executada? (data de início e término);
• Who: Quem será o responsável por cada passo da meta?
• How: Como o decorrer da meta será acompanhado? Quais são as atividades necessárias de cada uma para que se consiga bater a tarefa? Quais indicadores serão utilizados?;
• How much: Quanto irá custar? Qual é o orçamento disponível que a empresa está oferecendo para essa atividade?

• PDCA

O método PDCA é uma sigla inglesa que se refere às palavras: Plan, Do, Check and Act (Planejar, Fazer, Verificar e Agir).

O principal objetivo desta metodologia é manter o controle de processos e melhorar seus resultados.

Veja a seguir:

• Plan: Quais tarefas precisam ser executadas;
• Do: Quando o plano deverá ser colocado em prática;
• Check: Avaliação de todo o trabalho executado até o momento para identificar acertos e possíveis erros comparado ao planejamento inicial;
• Act: Momento de ajustar o que não deu certo, além de padronizar e consolidar ações.

•  Diagrama de Ishikawa

Este método define seis tipos de causas que normalmente são motivos para um problema existir.

Com o auxílio do diagrama, também conhecido como 6M, alguns pontos são abordados, ajudando no processo de solução.

• Método: A forma que o trabalho é executado influencia o problema?
• Máquina: Como as ferramentas utilizadas na atividade influenciam no problema existente?
• Medida: De que maneira as métricas abordadas para mensurar a atividade influenciam no problema existente?
• Meio ambiente: O ambiente em que a atividade está sendo executada é um problema?
• Material: Os materiais utilizados impactam diretamente no problema?
• Mão de obra: De que forma a mão de obra está interferindo no problema? 

Existem muitos outros métodos disponíveis para te ajudar a executar um plano de ação para a sua empresa.

Mas hoje separamos alguns modelos que nos ajudam bastante a solucionar possíveis entraves em nossa rotina empresarial, além de fazer com que o processo fique muito mais claro para todos os setores.

Por que investir em um bom planejamento?

Um planejamento anual bem estruturado, se for seguido fielmente e acompanhado ao longo do ano para corrigir possíveis falhas, é uma ótima estratégia para alcançar diferentes objetivos na empresa.

Isso vai dar muito mais respaldo para todos os setores enfrentarem as adversidades que surgirem no decorrer do caminho, pois todos estarão alinhados ao mesmo propósito.

Um planejamento anual é apenas um dos grandes passos que um empreendedor precisa ter dentro da caminhada de sucesso.

Não tem como ficar sonhando com uma situação para daqui a cinco anos se ainda não existe nem um plano de ação para o ano seguinte.

As metas mais curtas vão te ajudar a alcançar objetivos de longo prazo. Entender isso também é fundamental para tornar o processo mais leve, inteligente e palpável.

Portanto, se dedique para criar um plano de ação que transforme seus objetivos em algo real.

Não desista da sua empresa

Independente do porte da sua empresa, sabemos que não é fácil gerir e organizar uma.

Se o seu negócio está passando por um momento delicado e tudo o que você planejou deu errado, não desanime.

Ter uma empresa sempre será algo desafiador, ainda mais em um país e em um mundo que tem vivido instabilidades financeiras.

Também não podemos esquecer da concorrência, seu maior desafio diário.

Porém lembre-se que atendimento, serviço e produtos de qualidade, são raros.

Quando você conseguir unir essas três forças, a sua empresa irá decolar e os concorrentes ficarão para trás.

Entenda que conquistar o que você sonha não é impossível.

Busque dar um passo a cada dia e, se considerar necessário, peça ajuda a parceiros que possam te auxiliar nos setores que estão mais críticos no seu negócio.

Também se for preciso, reinvente-se! Pense em um rebranding ou em alguma forma de modificar linhas de produtos e serviços.

Como já falamos aqui no texto, investir em marketing (tradicional e digital) é fundamental, pois quem não é visto, não é lembrado.

Portanto pense sempre em seguir um caminho no qual você invista no crescimento do alcance da marca, aumento de vendas, fidelização de clientes, remarketing, entre outras estratégias que vão te ajudar a alavancar a sua empresa.

Como organizar a empresa: Você conhece a Kover?

Hoje disponibilizamos no blog algumas estratégias que praticamos em nossa empresa para conquistar os nossos objetivos todos os anos.

Contamos com uma equipe sólida e com parceiros fortes que acreditaram e continuam acreditando em nosso propósito a todo momento.

Além deles, corremos muito atrás (foram diversos planos de ação) para captar nossos clientes, que também passaram a confiar em nosso profissionalismo.

Até entender sobre quem precisava de soluções plásticas para a sua rotina empresarial demorou anos.

Mas com toda a nossa dedicação foi possível tornar o nosso sonho realidade.

Entenda um pouco mais sobre a Kover

Atualmente a Kover é integrante do grupo KAPERSUL S/A que há mais de 38 anos oferece soluções industriais como papéis, plásticos e gestão de resíduos.

Somos especialistas em extrusão de filmes técnicos e nossa sede está localizada em Araucária (PR).

Cada detalhe da estrutura da Kover foi criado para oferecer o que há de melhor no segmento de filmes plásticos.

Hoje em dia empregamos mais de 400 pessoas em nossa própria sede, além de estarmos presentes em 14 localidades do país.

Atendemos empresas de diversos nichos de mercado e a atuação está dividida em três linhas de produtos:

• Filmes Stretch: Utilizado para acomodar mercadorias e encomendas de maneira segura em paletes;
• Filmes termoencolhíveis (Filmes Shrink):Desenvolvido para acomodar packs possíveis de exposição nas prateleiras e gôndolas;
• Filmes para enfardadeiras: Esta é a solução para utilização em enfardamentos de produtos, podendo ser customizado conforme a necessidade e especificações exigidas para cada setor industrial.

O principal diferencial da Kover

Nosso principal diferencial é unir a nossa estrutura à nossa força de vendas.

Isto é, realizamos a entrega dos nossos pedidos com bastante agilidade, além de oferecer ao mercado condições competitivas em preços e prazos.

Portanto, se você gostou do conteúdo de hoje, escreva aqui nos comentários a sua opinião.

Em caso de dúvidas, entre em contato conosco.