A gestão de estoque tem um papel essencial em uma empresa e, para que a saúde financeira esteja bem, a administração desta área precisa ser muito bem organizada.
Sem uma boa gestão de estoque, o abastecimento de insumos e a comercialização de mercadorias podem ficar comprometidos, gerando prejuízos enormes.
Saiba que, situações claras de desorganização interna afastam consumidores de um negócio, pois além de não encontrar o que desejam, eles se sentem como se sempre fossem “deixados na mão”.
Além de que, quando não se gerencia de forma eficiente um estoque, a companhia perde a competitividade diante do mercado, dificulta o crescimento e a obtenção de melhores resultados, como também pode ocorrer desperdícios, resultando em gastos desnecessários.
Por isso, é imprescindível manter uma boa gestão de estoque, tendo por base as melhores práticas na área.
Se você não compreende a importância deste assunto, confira o artigo que preparamos de forma aprofundada para lhe proporcionar um nível elevado de conhecimento.
Continue a leitura e saiba mais!
- Gestão de estoque: entendendo sobre o serviço
A gestão de estoque envolve o controle de recursos, como dinheiro, tempo e mão de obra, além de insumos, produtos em desenvolvimento e itens prontos em ambiente de armazenamento.
Para manter tudo organizado, técnicas com o objetivo de melhorar a conservação e rotatividade das mercadorias nos galpões e armazéns são aplicadas.
O objetivo é manter um bom rodízio de estoque, priorizando bens de maior saída e os organizando para que não ocorra nenhum contratempo, como avarias ou extravios.
Essa organização é uma das etapas mais importantes da cadeia de suprimentos em uma empresa, porque é responsável pelo processo de abastecimento de outros negócios, como pontos de vendas, e-commerce, entre outros.
Essa etapa, quando bem executada, também reduz custos e gera um fluxo de entrada e saída de bens, proporcionando um panorama geral sobre as demandas.
Portanto, quando a gestão de estoque está bem implementada, permite maior controle sobre o orçamento, auxiliando na compra de produtos ou insumos, nunca ocorrendo excessos ou falta de mercadorias.
Essa é uma ação imprescindível para toda e qualquer empresa, independente do segmento, alcançar sucesso absoluto e por isso, merece total atenção.
De acordo com os dados da pesquisa realizada pela Easy Post, as empresas podem atingir um aumento de até 25% na produtividade, obtendo um ganho de 20% no uso do espaço, além de melhorias de mais de 30% na eficiência do uso do estoque, principalmente ao utilizarem um sistema padronizado para gestão de estoque, que processe os pedidos de forma integrada.
- O funcionamento
A gestão de estoque para funcionar efetivamente vai depender do modelo de administração adotado em uma empresa. Entretanto, podemos dizer que o estoque é um espaço voltado para armazenar de forma temporária as mercadorias do seu negócio.
O objetivo principal é vender as mercadorias estocadas no local para ir liberando espaço para novos produtos, novas demandas e novas coleções. Se isso não acontecer, o negócio vai precisar montar algumas estratégias para movimentar as vendas, como ofertas, descontos e promoções especiais, ou o descarte (mas isso só é último caso).
Só em pensar em descartar produtos que você investiu um alto valor e não conseguiu obter lucro em cima deles já dá para entender a importância da gestão de estoque, não é mesmo?
Essa, é uma estratégia que agiliza muito diversos setores de uma empresa, além de esclarecer pontos importantes, como:
– A quantia que pode pagar;
– O melhor preço para vender;
– O período que deve começar a produzir;
– O dia que será preciso reabastecer o estoque;
– A melhor época para colocar determinados produtos para vender;
– A estratégia que deu certo e a que deu errado;
– Entre outros.
- Controle interno na gestão de estoque
Contudo, na gestão integrada, essas decisões que citamos acima são fundamentais para uma empresa. Decidi-las sem ter nenhum conhecimento de como está o estoque, pode resultar em grandes prejuízos.
Mas então Kover, como é feito esse controle interno na gestão de estoque? Vai depender muito de cada empresa. Algumas fazem o controle de estoque de forma manual, com planilhas no Excel sendo guia de base para a compreensão de quantidades, clientes, prazos, regiões, valores de mercadorias, etc.
Porém, negócios mais otimizados, utilizam sistemas completos e integrados que oferecem um passo a passo que organiza e facilita toda a gestão de estoque.
Atualmente existem diversos desses programas disponíveis no mercado, basta dar uma boa pesquisada no Google ou no YouTube, que você encontrará algum que atenda todas as necessidades da sua companhia.
- A importância da gestão para uma empresa
Para ser visto no mercado com uma empresa comprometida, que entrega um serviço eficiente e produtos de qualidade, a gestão de estoque é importante.
Mercadoria em falta para ser comercializada para o consumidor e de forma frequente, acaba causando certa negatividade na reputação empresarial, já que o cliente tem suas necessidades atendidas poucas vezes.
A falta de gestão no estoque também resulta em paradas na linha de produção de produtos novos até que as prateleiras sejam esvaziadas.
Isso pode ocorrer através de:
– Vencimento de produtos, inclusive os perecíveis, tornando inviável a comercialização;
– Vendas com preços abaixo do mercado através de promoções, liquidações ou com as famosas “queimas de estoque”;
– Descarte.
Em alguns segmentos, um produto pode passar a ser ultrapassado em pouquíssimo tempo.
O universo da moda é um bom exemplo para compreendermos essa logística. Neste ramo, as mudanças de coleções ocorrem de acordo com as estações do ano, resultando em prejuízos altíssimos se não puderem ser vendidas na estação seguinte.
Portanto, a gestão de estoque feita de forma errada pode resultar em muitos problemas, mas também há diferentes ganhos para quem consegue manter boas metodologias no serviço.
Continue a leitura e confira alguns desses ganhos.
- Eficiência
Uma gestão de estoque eficiente, consegue dar segurança sobre o fornecimento de matérias-primas, principalmente se estiver corretamente interligado com o departamento de compras, trazendo benefícios para a empresa.
A organização pode ser executada por diferentes critérios, como os produtos com maior volume de saída, por exemplo.
Nessa situação, as mercadorias que mais venderam são posicionadas de forma estratégica nos galpões, sendo retiradas de forma eficiente quando há a necessidade.
Elas também podem ser encaminhadas para almoxarifados mais próximos aos locais de vendas, para que se consiga um envio mais eficiente para os consumidores.
Supermercados e estabelecimentos que comercializam produtos alimentícios, a ordem de reposição segue os prazos de validade. Dessa forma, produtos mais próximos de vencer são posicionados em destaque nas gôndolas.
- Aperfeiçoamento
A gestão de estoque auxilia no aperfeiçoamento do processo de compras.
É fundamental que se calcule a rotatividade do estoque de cada produto comercializado pela empresa, isso ajudará a entender quais artigos entram e saem mais rapidamente e quais possuem mais tendência a travar no negócio.
O giro do estoque é equivalente ao número de vezes em que o produto foi vendido em um determinado período.
Se uma empresa tem 100 unidades de um item em seu depósito e, no decorrer de 30 dias vende 300 itens, o estoque tem um giro de três vezes mensal.
Para obter esse valor, a companhia precisa ter a gestão de estoque bem gerenciada para que cada etapa de entrada e saída de mercadoria seja controlada com precisão.
- Dados
O gerenciamento de estoque é diretamente proporcional à obtenção de uma média de tempo em que cada produto está na empresa, desde a sua chegada até o destino final, que é o cliente.
Existem três ciclos importantes que estruturam de forma assertiva os períodos dentro desse tempo, resultando em indicadores de desempenho importantíssimos, que são:
- Determinar e incentivar o ciclo econômico
Esse ciclo aborda o tempo médio que um negócio precisa para vender uma mercadoria.
Para isso, é considerado o período inicial da compra de um produto pronto ou de seus insumos, até a sua venda final para o consumidor.
Também é considerado o tempo em que esse item vai permanecer na empresa, tanto na produção quanto no estoque.
No comércio, ele é equivalente ao chamado Período Médio de Estocagem (PME).
- Criação de um ciclo operacional
Na gestão de estoque o ciclo operacional é o tempo entre a data de compra de uma mercadoria ou de um insumo para a produção, até a data de recebimento pela venda dessa mercadoria finalizada.
Ocorre então o Prazo Médio de Recebimento (PMR), bem como o Prazo Médio de Estocagem (PME).
Se a comercialização do produto for feita à vista, será calculado apenas o período em que o produto ficou na empresa, sendo semelhante com o ciclo econômico.
- Definição otimizada do ciclo financeiro ou do caixa
Nesse ponto o que conta é o tempo entre o pagamento aos fornecedores por produtos prontos ou por matérias-primas, e o recebimento pelas vendas das mercadorias finalizadas.
Portanto, nesta etapa, os aspectos financeiros da cadeia de produção são envolvidos.
- Métodos de gestão de estoque
Se você busca desenvolver a sua empresa, existem alguns métodos de gestão de estoque que contribuem para o desenvolvimento desta área.
Confira a seguir!
- Primeiro que Entra, Primeiro que Sai (PEPS)
Um dos primeiros benefícios deste método é que ele ajuda a evitar que produtos estraguem nas prateleiras, já que os mais antigos são vendidos primeiramente.
Entretanto, é preciso bastante atenção e cuidado nesta técnica, porque alguns produtos tem prazo de validade mais cedo do que outros que foram comprados anteriormente.
Outro ponto chave dessa estratégia é que as compras antigas, às vezes, são feitas com valores menores, enquanto novas aquisições podem ser realizadas com preços reajustados de acordo com a inflação ou com base em outros critérios, especialmente quando se trata de materiais de longa vida.
É fundamental ter muito cuidado na hora de precificar as mercadorias no sistema, além de lembrar que a armazenagem precisa ser feita de forma seriada.
- Último a Entrar, Primeiro a Sair (UEPS)
Aqui, o último lote sai primeiro, sendo que o preço dos produtos também tem como base os custos dele.
É uma técnica muito proveitosa para quem trabalha com produtos distintos, em que determinadas mercadorias possuem vendas superiores.
Dessa forma, em toda compra, o produto é colocado à frente dos demais, pois o seu giro é maior.
Porém, é preciso atenção redobrada no aspecto fiscal, porque o lucro aferido através dele costuma ser menor do que no método anterior, uma vez que o preço dos últimos itens tende a ser mais alto do que os primeiros lotes.
Devido a este motivo, o material não pode ser utilizado contabilmente, apenas como forma de controle interno.
- Just in Time
O Just in time (na hora certa), é um método que trabalha com maior produtividade na indústria. Quando aplicado à gestão de estoque, o objetivo é reduzir ao máximo os apertos no depósito, de forma que tudo deve ser produzido no momento exato.
Em miúdos, isso quer dizer que a fabricação de um produto só será executada após o consumidor realizar a compra. Por isso, não haverá estoque, porque o insumo é comprado e já vai diretamente para a linha de produção. Quando o pedido é concluído, ele é enviado logo ao cliente.
Nesse método também é possível trabalhar com estoque mínimo. Isso ocorre, porque se acontecer algum problema de desabastecimento ou falha na linha de produção, ainda será possível entregar a mercadoria ao consumidor no prazo prometido, evitando estresse, processos ou a proliferação de má reputação da empresa por conta de falta de compromisso.
- Curva ABC
Na gestão de estoque, uma das técnicas mais utilizadas, é a famosa Curva ABC. Sua metodologia é baseada em três pilares: o giro de estoque, o faturamento e o lucro.
Com base nesses três pontos, setoriza-se o estoque de modo a priorizar mercadorias com maior valor agregado.
Portanto, temos determinadas separações de mercadorias no estoque:
– Mercadorias categoria “A”: Os produtos mais relevantes e que resultam em maior valor para a organização.
Provavelmente esses não são os mais numerosos no estoque e, devido a isso, seu giro é razoável, porém eles têm destaque devido ao seu faturamento. As mercadorias da categoria “A” exigem um controle exigente.
– Mercadorias categoria “B”: Esses produtos daqui são considerados de valor médio e costumam ser mais numerosos e têm uma boa participação na manutenção do fluxo de caixa. Seu controle dá para ser mais flexível, sem tantas exigências. O ponto de atenção na categoria “B” é em relação à quantidade de produtos disponíveis.
– Mercadorias categoria “C”: A categoria “C”, normalmente, é destinada aos produtos com menos valor para o negócio. Portanto, o controle não precisa ser tão rígido. Aqui, geralmente, encontram-se itens com pouca porcentagem de ocupação no estoque e não são incluídos em inventários rotativos.
- A gestão de estoque e os seus princípios
Uma excelente gestão de estoque começa em seus princípios. A implementação de boas práticas dentro de uma organização, favorece o fluxo de funcionamento de todos os setores.
Com uma gestão de estoque feita de forma eficiente, cada setor pode produzir de maneira igualitária, sem ser surpreendido por períodos de alta exigência e produtividade ou períodos de ociosidade.
Continue a leitura e confira mais informações sobre os princípios da gestão de estoque para você aplicar em sua empresa.
- Previsão do pedido
Compreender a previsão dos pedidos otimiza a produtividade da empresa.
Dessa forma, os colaboradores não são pegos de surpresa em períodos de altas solicitações, nem em época de baixa, e assim conseguem continuar produzindo e atendendo os pedidos com total dedicação, competitividade e garantindo a satisfação do cliente.
A previsão do pedido é feita normalmente com base em pesquisas de mercado, tendências e por meio de negociações com fornecedores.
- Análises: histórico de venda e compra de produtos
Na gestão de estoque essa tarefa pode ser executada de várias formas.
A análise pode ser controlada por planilhas ou através de um sistema de gestão integrada, que apresenta dados precisos sobre sazonalidade do seu produto.
Ela pode ajudar a empresa a se guiar tanto na previsão do pedido, como na definição do estoque mínimo e máximo. Dessa forma, a organização não sofrerá prejuízos maiores.
- Qualidade de armazenamento
A qualidade do ambiente em que os produtos são armazenados é essencial.
É preciso organizar cada material de acordo com suas especificidades, em boas condições, de maneira organizada e preparado para o tipo de demanda.
Dessa forma a sua gestão de estoque será muito otimizada.
- Rotatividade de inventários
Esse método busca ser eficiente através da contagem periódica do estoque e das prateleiras. Dessa maneira, é possível ter maior controle sobre as demandas e necessidades.
O inventário rotativo permite que a empresa tenha certeza se as quantidades registradas no sistema estão de acordo com o que tem nas prateleiras.
- Monitoramento
Percebe-se que a gestão de estoque vai depender de diversos fatores, mas especialmente, do monitoramento regular.
Com um olhar atento para as modificações do mercado e movimentações do local de armazenamento, será possível contabilizar o estoque com precisão.
Pode não ficar claro no primeiro momento, mas o monitoramento de forma separada, já garante um nível elevado de conformidade para a companhia, pois garante que as tomadas de decisões sejam assertivas, sem prejudicar o caixa e os lucros.
- Os benefícios da gestão de estoque
Agora que você já sabe da importância que a gestão de estoque tem em uma empresa, agora confira alguns benefícios deste serviço:
– Redução de custos;
– Suporte para compras;
– Auxilia no controle de fornecedores;
– Evita danos a imagem da empresa;
– Reduz prejuízos financeiros;
– Controla os custos da organização;
– Previne perdas.
Com esses benefícios é possível planejar as demandas da empresa de maneira assertiva, principalmente no quesito vendas, contando com alguns descontos ou promoções, para que o giro de estoque aconteça de maneira a trazer lucro para a organização.
- Melhorias que a gestão de estoque traz para o time
A gestão de estoque modifica totalmente a rotina de uma empresa e traz muitas melhorias para ela, como:
– Criação de rotina;
– Produtos registrados;
– Estoque máximo e mínimo definidos;
– Equipe mais capacitada e informada;
– Processos internos e externos bem definidos e mapeados;
– Padronização nos processos;
– Melhor relacionamento com fornecedores;
– Transparência com os clientes.
- Erros mais praticados na gestão de estoque
É comum que no início alguns erros aconteçam na gestão de estoque. Mas é importante saber quais foram os erros, para que isso não se torne um hábito e continue acontecendo e atrapalhando a empresa a crescer.
Confira algumas falhas que podem vir a ocorrer na sua organização e já ligue o sinal de alerta!
- Não se importar com a sazonalidade
Não prestar atenção na sazonalidade das vendas é um deslize enorme, principalmente em datas comemorativas, como o Natal ou Dia das Mães.
Nesses períodos festivos é importante abastecer o estoque com mais produtos, para atender os pedidos e não deixar os clientes na mão.
A mesma logística se aplica nos momentos em que as vendas caem. É preciso reduzir a compra de insumos, limitar a produção e focar em vender o que já tem no estoque.
- Não valorizar a negociação
As empresas erram em não valorizar o processo de negociação com os fornecedores.
É preciso ter um relacionamento parceiro com os fornecedores para que as entregas sejam feitas nas melhores datas, sem atrasos e avarias.
- Não ficar atento ao mercado
Assim como as estações do ano influenciam o mundo da moda, a tecnologia muda os pedidos, e de forma bem rápida.
O mesmo se aplica quando há tendência de crescimento no consumo de um item.
Isso pode vir a acontecer com negócios novos, que lançam um produto novo e passa a chamar bastante atenção.
Se a empresa não se atentar às mudanças e adaptar o estoque, é possível desagradar clientes ou ficar com o estoque parado.
- Não ter setores integrados
Já abordamos sobre o alinhamento do time neste texto, mas é importante lembrar que um dos erros mais comuns que vemos na gestão de estoque é esse.
Um setor que tem total desconhecimento do que o outros está realizando, acaba reduzindo o nível de qualidade do serviço empresarial como um todo.
Isso pode ocasionar brigas, ruídos, atrasos nos pedidos e entregas, além de influenciar diretamente nos lucros.
- Não investir em tecnologia
A tecnologia está presente em todas as empresas, independente do segmento.
Se o investimento em ferramentas tecnológicas que capacitam o controle, a visualização de processos e automatização de tarefas ainda não foi inserido em seu negócio, vai ser difícil acompanhar o sucesso da concorrência.
De acordo com dados da pesquisa realizada pela Statista, em 2021, cerca de 37% dos executivos buscaram investir mais em sistemas de automatização e identificação de riscos, para resolver os problemas internos da empresa.
Não fique esperando algo ruim acontecer, invista com antecedência.
Agora que você já sabe que uma boa gestão de estoque pode trazer um diferencial competitivo para a sua empresa, permitindo que ela reduza custos, melhore os lucros e tenha um melhor posicionamento mercadológico, está esperando o que para inserir na sua organização?
Com o passar do tempo, os processos e etapas também poderão ser aprimorados, gerando resultados positivos para toda a companhia.
